การเขียนจดหมายลากิจ/ลาป่วย

ตอนที่เขียนบล็อกนี้ผมมีความจำเป็นต้องเขียนจดหมายลากิจเพื่อไปประเทศจีน และตั้งใจที่จะค้นหาฟอร์มการเขียนทางอินเตอร์เน็ต

แต่ในตอนนั้น สิ่งที่ผมพบกลับไม่ค่อยช่วยผมมากเท่าไหร่นัก

หน้าบล็อกนี้จึงเกิดขึ้น ด้วยความหวังอันน้อยนิดว่ามันจะเป็นประโยชน์แก่ใครก็ตามที่ไม่ได้ลากิจ/ลาป่วยมาเป็นปีแล้ว และลืมแบบฟอร์มที่เคยเรียนตอนประถมปลายไปแล้ว แต่มีความจำเป็นต้องเขียนจดหมายในลักษณะนี้เหมือนกับผม

เมื่อหาไม่พบ ผมก็เลยตัดสินใจว่าจะไปรื้อแบบเรียนสมัยประถมมาหาดู (ซึ่งโชคดีที่ยังไม่ได้เอาไปชั่งกิโลขาย) และปรากฏว่า เจอครับ!! มันอยู่ในเล่มการเขียนของ ป.4 นี่เอง

ผมก็เลยตั้งใจว่าจะทำเก็บเป็นฐานข้อมูลไว้ (อย่างน้อยก็เอาไว้ดูเอง) ว่าการเขียนจดหมายต้องทำอย่างไร จะได้ไม่ต้องไปนั่งสำลักฝุ่นอยู่ในห้องเก็บของอีก

ก่อนอื่นก็จะขอเกริ่นสักเล็กน้อยว่า โดยทั่วไปจดหมายลากิจและลาป่วยจะประกอบไปด้วยส่วนหลักๆ คือ ที่อยู่ของผู้เขียน วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย (ถ้าเป็นจดหมายลาป่วยก็เขียนวันที่ไปเรียน/ทำงานวันแรกหลังจากหยุดก็ได้ หรือจะเขียนวันที่เขียนเลยก็น่าจะไม่ผิดอะไรครับ) คำขึ้นต้น เนื้อความ คำลงท้าย ลายมือชื่อผู้เขียน และผู้รับรอง

เริ่มเขียน : ตามหนังสือให้เว้นระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายประมาณ 1 นิ้วครึ่ง (แต่ผมว่าใช้กับเอ 4 แล้วเหลือที่ว่างเยอะเกินไป ใครจะเอา 1 นิ้วก็ได้ครับตามอัธยาศัย) จากนั้นแแบ่งกระดาษ ทั้งแผ่นออกเป็น 4 ส่วน ตามความกว้างของกระดาษ (ไม่จำเป็นต้องพับก็ได้ กะเอาด้วยสายตาหรือจะตีเส้นดินสอแล้วลบทีหลังก็แล้วแต่) ผมจะอ้างอิงถึงโดยใช้คำว่าเส้นที่ 1 2  3 และ 4 ตามรูปข้างล่างนะครับ

เริ่มเขียนที่อยู่ที่เส้นที่ 4 จากนั้นบรรทัดใต้ที่อยู่เขียนวันที่ที่เส้นที่ 3  เว้นระยะลงมาให้ห่างสักหน่อย แล้วเขียนคำขึ้นต้นให้ชิดเส้นที่ 1 เลย จากนั้นก็ขึ้นบรรทัดใหม่ แล้วเริ่มเขียนเนื้อความ บรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้าของเนื้อความให้เริ่มที่เส้นที่ 2 (ตามหนังสือบอกไว้แบบนั้น แต่จริงๆแล้วอาจจะไม่ต้องเข้าไปลึกขนาดนั้นก็ได้ครับ ลองกะดูให้ดูเรียบร้อยก็พอ) ซึ่งตรงนี้กะประมาณเอาเองก็ได้ครับ เพราะผมก็ไม่ได้พับกระดาษนะตอนเขียน หรือถ้าจะพิมพ์ ก็ใช้ 1 Tab เอา ประมาณให้ได้ใกล้ๆตัวอย่างด้านบน

หลังจากเนื้อความเสร็จแล้ว เริ่มคำลงท้าย ก็เว้นระยะคำลงท้ายถอยลงไปจากเส้นที่ 3 สัก 1 เซนติเมตร หรือก็คืิอเยื้องกับวันที่นิดหน่อย ตอนลงลายมือชื่อก็ขยับเข้าไปข้างในอีกเล็กน้อย (ตีเสียว่า 1 Tab ถ้าพิมพ์)
สำหรับคำรับรอง เขียนชิดเส้นที่ 1 เหมือนกัน การลงชื่อก็เหมือนกับตอนลงชื่อเราเองครับ และควรวงเล็บตำแหน่ง(ถ้ามี)ไว้ใต้ลายมือชื่อด้วย ในส่วนของคำรับรอง ผมเองไม่ค่อยแน่ใจว่าถ้าลางานบริษัทที่ต้องเขียนจดหมายจะต้องมีใครรับรองหรือเปล่า อันนี้ต้องฝากไปศึกษาข้อมูลเองนะครับ

สำหรับระยะห่างระหว่างบรรทัด ตรงนี้ขอกล่าวถึงรวมๆนะครับ เพราะเป็นเรื่องของทั้งหน้า ไม่จำเป็นต้องทำระยะห่างตามตัวอย่างก็ได้ ถ้าคิดว่าเนื้อหาแผ่ขยายไปกว้างๆ แล้วดูดีกว่าจะเพิ่มระยะระหว่างบรรทัดก็ได้ครับ อย่างไรก็ตามระยะห่างระหว่างบรรทัดของข้อมูลต่างประเภท (ที่อยู่กับวันที่, วันที่กับคำขึ้นต้น ฯลฯ) ควรจะมากกว่าระยะห่างระหว่างบรรทัดของข้อมูลประเภทเดียวกัน (ที่อยู่บรรทัดที่ 1 กับ 2 หรือเนื้อความแต่ละบรรทัด ฯลฯ) ตรงจุดนี้เป็นเรื่องที่ทุกคนน่าจะเข้าใจอยู่แล้ว เพราะการเขียนจดหมายในลักษณะนี้ควรทำให้ออกมาดูดีและเรียบร้อย ซึ่งเป็นการทำให้เห็นว่าเรามีความใส่ใจและเห็นความสำคัญในการแจ้งให้ทราบว่าลาหยุดครับ

เมื่อเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ก็ควรจะใส่ซองให้เรียบร้อย ใช้ซองจดหมายธรรมดาทั่วไป พับจดหมายใส่ซองให้เรียบร้อย การจ่าหน้าซองก็สามารถยกคำขึ้นต้นมาเขียนได้เลยครับ ใช้แค่เพียง “เรียน …………………………” ตามปกติ เพราะเราเป็นคนนำไปวางด้วยตนเอง ถ้าไม่สามารถหาซองได้ก็พับให้เรียบร้อยแล้วจึงนำไปวางครับ

ต้องการตัวอย่างการเขียนจริงมั้ยครับ? ไม่ต้องการผมก็จะใส่ให้อยู่ดี (แล้วจะถามทำไมละเนี่ย – -”)

ตัวอย่างจดหมายลาป่วย:

หลักๆ จดหมายประเภทนี้เราจะต้องบอกอาการป่วยของเรา และพูดถึงเหตุผลว่าทำไมจึงไม่สามารถไปเรียนได้ตามปกติ (ในกรณีนี้คือหมอให้หยุด) ถ้าหากหยุดเรียนเป็นเวลานานๆ ตามระเบียบส่วนใหญ่จะต้องแนบใบรับรองแพทย์มาด้วย ซึ่งถ้าไปพบแพทย์แล้วรู้ว่าต้องหยุดเกินสองวันก็ควรจะขอและแนบไปพร้อมกับจดหมายด้วยเลยครับ เป็นหลักฐานยืนยันได้แน่นอนมากกว่า

ตัวอย่างจดหมายลากิจ:

จดหมายลากิจ ควรจะแจ้งกิจธุระที่เราจำเป็นต้องไปทำ ถ้าเป็นไปได้ก็ควรพูดถึงความจำเป็นไว้อย่างชัดเจน แล้วก็ควรจะบอกระยะเวลาไว้ด้วยตามตัวอย่างด้านบนครับ

จบไปแล้วนะครับ สำหรับแบบฟอร์มเเละตัวอย่างจดหมาย
ขอบอกว่าที่อยู่อันนั้น ผมเมคขึ้นมาเองนะครับ อย่าริส่งไปให้ไปรษณีย์งง หรือเจ้าของบ้านจริงๆ งง ถ้าที่อยู่นี้ไปตรงกับของใคร ก็ต้องขออภัยด้วยครับ

เนื่องด้วยตอนนี้ เพื่อเลี่ยงความเละของการจัดรูปแบบต่างๆ ผมได้ทำเป็นไฟล์ภาพไว้ครับ จะไม่สามารถก็อปปี้เพื่อไปปรับเปลี่ยนได้ และยังมีปัญหาอยู่บ้างตรงที่ผมไม่รู้จะจัดรูปแบบยังไงดี ก็เลยคิดว่าจะทำเป็นไฟล์เวิร์ดให้ดาวน์โหลดกันได้ที่นี่ จะได้เป็นการจัดหน้าในเอ 4 จริงๆไปเลย แต่ยังไงก็ตาม ถ้าเป็นไปได้ผมสนับสนุนให้เขียนมือมากกว่าพิมพ์ครับ (หนึ่งคือจัดระยะง่ายกว่า สองคือดูจริงใจดี แต่นั่นสำหรับผมนะ) ถ้าไฟล์เละขออภัยในเบื้องต้นก่อนนะครับ ยังไม่มีเวลาเปิดเช็ค พอดีไม่ได้ทำใน Word แต่เซฟเป็น Word เฉยๆ

อย่างไรก็ตาม การใช้คำไม่จำเป็นต้องตามฟอร์มนี้เป๊ะๆนะครับ และผมก็ไม่ได้เอามาจากหนังสือ 100% แต่อ่านทำความเข้าใจแล้วเรียบเรียงใหม่ในแบบของผมเอง ดังนั้นอาจจะไม่ตรงกับตำราบางเล่ม ถ้าระเบียบเคร่งครัดจริงๆ แนะนำให้ลองหาข้อมูลเพิ่มเติมจากที่อื่นครับ ลองเสิร์ชกูเกิ้ลก็ได้ ตอนนี้เริ่มมีข้อมูลลงบนหลายเว็บแล้ว และอาจจะถูกต้องมากกว่าด้วยครับ

ท่านใดที่ได้รับข้อมูลจากบล็อกนี้ไป และรู้สึกว่าเป็นประโยชน์ หรือยังไม่เป็นประโยชน์อย่างไร มีปัญหาตรงจุดไหน รบกวนกรุณาคอมเม้นท์ทิ้งไว้ด้วยนะครับ เพื่อที่ผมจะได้รับทราบเเละนำไปปรับปรุงต่อไป

สุดท้ายผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่า ข้อมูลที่ท่านได้คงจะเป็นประโยชน์กับตัวท่านเองไม่มากก็น้อย

ขอบพระคุณมากครับ

About these ads